Il data set attinge da un sistema gestionale dedicato all’organizzazione dell’anagrafica dei dipendenti della Regione e degli stakeholder esterni.

Vantaggi
​​​​​​​ll tool di backoffice nasce con l’obiettivo di efficientare i passaggi di gestione delle risorse impiegate in Regione e di eliminare il flusso di comunicazioni su canali frammentati (email protocollate, PEC, cartaceo attraverso la posta raccomandata, in luoghi fisici…).
Questo porta a un notevole risparmio di costi gestione e rende rapido, tempestivo, efficiente ed economico il flusso di gestione del personale.
La piattaforma funge anche da archivio storico di dati con completezza di informazione: in qualsiasi momento, chiunque disponga delle necessarie autorizzazioni, può verificare l’organigramma aggiornato in tempo reale.
Si tratta dunque di uno strumento di controllo, trasparenza e di gestione efficiente di risorse. ​​​​​​​

Come funziona
Al sistema accederanno tutti i dipendenti regionali che potranno visualizzare i dati di contatto dei dipendenti e l’organigramma, sempre aggiornati; inoltre, alcune categorie di dipendenti individuati nei vari processi analizzati, avranno un set di funzionalità specifiche (vedi gli utenti appartenenti alla Sezione Personale o dirigenti).

Una delle funzionalità principali è la gestione della nuova assunzione di una persona entrata con un bando di concorso. Il sistema permette di gestire, mediante apposito  sistema di notifiche, i diversi passaggi che compongono il processo: dall’acquisizione dei dati anagrafici, al colloquio, la ricezione e archiviazione di tutti i documenti necessari alla pratica, i dati sul bando con il quale avviene l’assunzione, il numero dell’atto. Alla fine della procedura il candidato figurerà, in caso di esito positivo del processo selettivo e assunzionale, un dipendente a tutti gli effetti. ​​​​​​​

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Così come l’assunzione viene gestito anche l’evento di cessazione. Le cause possono essere il pensionamento, il decesso o il cambio di lavoro.
Vengono gestiti su AU anche i processi di assegnazione di incarichi, che possono essere di dirigenza o PO.
 
Un altro punto di forza è la gestione degli strumenti di lavoro da collegare alla risorsa che diventa nuova assunzione. 
Il dirigente richiede per il dipendete l’accesso ai sistemi e gestisce le autorizzazioni ad operare su alcuni software e applicazioni verticali, ha il controllo su licenze attive, assegna numero di telefono, casella di posta e tutto quello di cui il dipendete necessita per lavorare.