Anagrafe Unica della Regione Puglia
Il data set attinge da un sistema gestionale dedicato all’organizzazione dell’anagrafica dei dipendenti della Regione e degli stakeholder esterni.
Vantaggi
ll tool di backoffice nasce con l’obiettivo di efficientare i passaggi di gestione delle risorse impiegate in Regione e di eliminare il flusso di comunicazioni su canali frammentati (email protocollate, PEC, cartaceo attraverso la posta raccomandata, in luoghi fisici…).
Questo porta a un notevole risparmio di costi gestione e rende rapido, tempestivo, efficiente ed economico il flusso di gestione del personale.
La piattaforma funge anche da archivio storico di dati con completezza di informazione: in qualsiasi momento, chiunque disponga delle necessarie autorizzazioni, può verificare l’organigramma aggiornato in tempo reale.
Si tratta dunque di uno strumento di controllo, trasparenza e di gestione efficiente di risorse.
Come funziona
Al sistema accederanno tutti i dipendenti regionali che potranno visualizzare i dati di contatto dei dipendenti e l’organigramma, sempre aggiornati; inoltre, alcune categorie di dipendenti individuati nei vari processi analizzati, avranno un set di funzionalità specifiche (vedi gli utenti appartenenti alla Sezione Personale o dirigenti).
Una delle funzionalità principali è la gestione della nuova assunzione di una persona entrata con un bando di concorso. Il sistema permette di gestire, mediante apposito sistema di notifiche, i diversi passaggi che compongono il processo: dall’acquisizione dei dati anagrafici, al colloquio, la ricezione e archiviazione di tutti i documenti necessari alla pratica, i dati sul bando con il quale avviene l’assunzione, il numero dell’atto. Alla fine della procedura il candidato figurerà, in caso di esito positivo del processo selettivo e assunzionale, un dipendente a tutti gli effetti.
Così come l’assunzione viene gestito anche l’evento di cessazione. Le cause possono essere il pensionamento, il decesso o il cambio di lavoro.
Vengono gestiti su AU anche i processi di assegnazione di incarichi, che possono essere di dirigenza o PO.
Un altro punto di forza è la gestione degli strumenti di lavoro da collegare alla risorsa che diventa nuova assunzione.
Il dirigente richiede per il dipendete l’accesso ai sistemi e gestisce le autorizzazioni ad operare su alcuni software e applicazioni verticali, ha il controllo su licenze attive, assegna numero di telefono, casella di posta e tutto quello di cui il dipendete necessita per lavorare.
Anagrafe Unica degli stakeholders esterni
Il sistema prevede, in futuro, di estendere alcune funzionalità a tutti i cittadini residenti in Regione Puglia mettendo a disposizione di ogni cittadino un’area riservata, accessibile via web previa autenticazione con SPID, attraverso la quale potrà usare i servizi a lui dedicati.
Grazie all’integrazione con i portali utilizzati dalle diverse strutture regionali (dipartimenti e/o agenzie regionali) si potrà visualizzare lo stato di alcuni strumenti di sostegno, o l’accesso a particolari bandi e concorsi: l’idea è quella di attivare delle collaborazioni che aprano dei percorsi specifici. Ad esempio: ai cittadini offrire accesso a un’area riservata di sola consultazione per accedere a documenti fiscali (esempio il CU), contabili (lo stato dei pagamenti da parte di Regione, con relativo atto collegato), accesso a bando di sostegno economico (di tipo regionale) come il bonus asilo nido.
Infografiche di esempio
In questa sezione sono esposte una serie di infografiche elaborate a partire dal data set Anagrafe Unica Regione Puglia.